Étant souvent la seule personne au courant d’une situation pouvant donner lieu ou être perçue comme donnant lieu à un conflit d’intérêts, nous avons personnellement la responsabilité de signaler celle-ci au CERN dès que nous en avons connaissance, et, en particulier, lorsqu’il nous est demandé de donner notre avis, de prendre des décisions ou d’influer sur des questions pour lesquelles nous pourrions nous trouver en situation de conflit d’intérêts.
Les présentes lignes directrices ont pour objet la gestion proactive de situations pouvant donner lieu ou pouvant être perçue comme donnant lieu à un conflit d’intérêts.
Le fait de signaler les conflits d’intérêts permet à l’Organisation de réagir rapidement et de façon appropriée lorsque l’impartialité ou l’objectivité de collaborateurs du CERN dans l’exercice de leurs fonctions pour le CERN ou dans l’accomplissement de leurs obligations contractuelles à l’égard de l’Organisation peuvent être affectées ou compromises par des intérêts privés ou par d’autres obligations ou relations professionnelles.
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Par « intérêts privés » on entend tout avantage, engagement ou relation, de nature financière ou non, du collaborateur du CERN, de membres de sa famille ou de ses amis, ou de toute personne ou organisation avec laquelle il a un lien direct ou indirect. |
En outre, le signalement d’un conflit d’intérêts protège le collaborateur du CERN, montre son attachement à la valeur d’intégrité et renforce la crédibilité de l’Organisation.
Quelles situations signaler ?
En tant que collaborateurs du CERN, nous sommes tenus de faire état de tout intérêt privé ou de toute obligation ou relation professionnelle concurrente qui pourrait porter atteinte ou être perçue comme portant atteinte à notre impartialité ou à notre objectivité dans l’exercice de nos fonctions pour le CERN ou dans l’accomplissement de nos obligations contractuelles envers l’Organisation.
Voici quelques exemples de situations qui pourraient donner lieu à un conflit d’intérêts et qui devraient être signalées :
- On vous invite à participer à un comité de sélection et l’un des candidats est un membre de la famille de votre conjoint.
- Vous participez à la négociation d’un contrat entre le CERN et une entreprise qui appartient à un de vos amis.
- Il vous est demandé de vérifier les factures d’un contractant qui emploie votre enfant ou votre conjoint.
- Il vous est demandé d’approuver des commandes passées à un fournisseur local qui offre un très bon niveau de service, mais qui emploie votre conjoint (ou un autre membre de votre famille) comme représentant commercial.
- Il vous est demandé votre avis sur un partenariat entre le CERN et un institut où vous menez des activités de recherche.
Quand signaler un conflit d’intérêts ?
En tant que collaborateurs du CERN, nous devons signaler sans délai les situations pouvant donner lieu ou être perçues comme donnant lieu à un conflit d’intérêts.
Tout retard à signaler ces situations pourrait compromettre l’exécution des activités du CERN, faire obstacle à des mesures appropriées de la part de l’Organisation ou porter atteinte à la crédibilité de l’activité en question ainsi qu’à celle du collaborateur du CERN concerné.
À qui signaler un conflit d’intérêts ?
Le conflit d’intérêts doit être signalé à sa hiérarchie au CERN, conformément à la politique relative aux conflits d’intérêts.
Si l’activité concernée est collective, par exemple si elle a lieu dans le cadre d’un comité, le collaborateur du CERN doit également informer de la situation les autres participants. En cas de doute, ou de situation de confidentialité, le niveau de détail requis à ce stade doit être convenu avec le responsable du CERN chargé de l’activité concernée.
Comment signaler un conflit d’intérêts ?
La procédure à suivre pour le signalement des conflits d’intérêts dépendra des circonstances.
Les collaborateurs du CERN peuvent être invités à remplir un formulaire de déclaration pour se conformer aux procédures définies par l’Organisation. Dans le cas de certaines activités, par exemple le recrutement, le responsable de l’activité peut demander systématiquement aux collaborateurs s’il existe la possibilité d’un conflit d’intérêts.
Attention : nous avons l’obligation de signaler tout conflit d’intérêts même en l’absence de formulaire spécifique et même si on ne nous a pas posé la question.
Dans d’autres cas, un signalement verbal peut suffire. Toutefois, il est fortement recommandé que le signalement soit consigné par écrit, par exemple dans un message électronique ou un compte rendu de réunion. Cela permettra de disposer d’une pièce attestant que la situation a été signalée de façon appropriée et en temps voulu. Il en va aussi bien de l’intérêt du collaborateur du CERN effectuant le signalement et que de celui de l’Organisation.
Protection des informations communiquées
L’Organisation est tenue de prendre les mesures nécessaires pour garder la trace des signalements effectués et préserver la confidentialité de toute information privée communiquée aux fins de la politique relative aux conflits d’intérêts. Les personnes auxquelles sont signalés les cas ont une obligation de confidentialité, et ne communiquent les informations y relatives qu’aux personnes devant en être informées.
Suite donnée aux cas signalés
Le fait d’avoir signalé un conflit d’intérêts ne nous empêche pas nécessairement de participer à l’activité en question.
Aux termes de la politique relative aux conflits d’intérêts : « L’Organisation donne une suite rapide et appropriée aux signalements de conflits d’intérêts afin notamment de faire en sorte que l’impartialité et l’objectivité du collaborateur du CERN ne soient pas affectées ou compromises, ni perçues comme telles. Elle prend les mesures nécessaires pour assurer la confidentialité de toute information privée communiquée. »
En fonction de la nature de l’activité et de la situation, et après discussion avec le responsable du CERN chargé de l’activité et/ou la hiérarchie au CERN, diverses mesures peuvent être prises d’un commun accord.
Les stratégies possibles sont notamment les suivantes :
• s’abstenir, totalement ou pour certains aspects seulement, de participer à une discussion ou une activité ;
• participer à la discussion mais pas à la prise de décisions ;
• participer seulement à des activités préservant l’anonymat (par exemple pour la correction de tests de recrutement) ;
• renvoyer certaines questions à des collègues ou à sa hiérarchie ;
• s’abstenir de prendre part aux décisions portant sur des questions ou des politiques en matière de finances ou de placement ;
• refuser de participer à des comités internes ou externes ;
• s’abstenir de superviser certains collaborateurs ou de leur fournir des références.
Il est fortement recommandé de consigner par écrit les stratégies convenues et les mesures prises.
En cas de doute
Si vous avez un doute concernant certains aspects des présentes lignes directrices, il est de votre responsabilité de demander des éclaircissements ou des conseils à votre hiérarchie au CERN, au Département des ressources humaines ou à l’Audit interne.
Documents de référence